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Peter Schimpl

Peter Schimpl

Erfahrener CIO und QSR Experte

Die QSR Kasse – Detailanalyse

Detailanalyse

Die Detailanalyse ist wichtig um festzulegen was ich mir von einem Kassensystem erwarte, welche Funktionen integriert sein müssen / sollen und welche ich durch Fremdmodule (z.B. Schichtplanung, MA-Verwaltung im BackOffice) abdecken möchte. Die erarbeiteten Anforderungen sollten auch dringend gewichtet, bzw. priorisiert werden. Kurz gesagt: was sind meine wichtigsten 20%.

Wichtig zu erwähnen – weil manchmal auch vernachlässigt – ist es sich Klarheit über die vorhandenen bzw. gewünschten internen Prozesse zu machen. Wie soll sich der Ablauf im Service, in der Produktion, im Einkauf, der Buchhaltung, etc. darstellen und wozu brauche ich dazu Daten aus dem Kassensystem. Einige Beispiele:

  • Ziehe ich zum Einkauf den Produktmix, die im Kassensystem hinterlegten Rezepturen, die theoretischen Verkaufsdaten, und/oder die Umsatzplanung heran?
  • Wird die Schichtplanung anhand der Kassensystem hinterlegten Umsatzplanung gemacht und wo sind meine MA-Daten zur Kalkulation hinterlegt (ggf. auch Kasse)?
  • Wie organisiere ich meine Produktion mit Bondruckern, Bildschirmen oder auf Vorratsfertigung. Welche Daten „route“ ich wann, wohin?

Ich habe mir folgende  Fragen zur Auswahl eines Kassensystems gestellt. Diese erheben nicht den Anspruch vollständig zu sein und sollten im Rahmen der Ausschreibungs-Vorbereitung, bzw. des Auswahlverfahrens möglichst genau definiert werden.

Leider kann ich nicht im Detail auf alle Funktionen eingehen, bin aber sehr gerne bereit Sie bei Fragen zu unterstützen. Bitte lassen Sie sich aufgrund der großen Anzahl an zu klärenden Dinge nicht erschrecken bzw. entmutigen. Meine Erfahrung zeigt, dass die Identifikation der wichtigsten 20% eine gute Basis zu Auswahl ist und damit 80% aller notwendigen Funktionen abgedeckt werden können. 

 

Grundsätzliche Funktionen

  • Betriebsdokumentation
  • Controlling/Reporting (Standard, Anpassbar, Reporting Engine, third party interface)
  • Finanzbuchhaltung / Historisierung (alle Daten, steuerrelevante Daten, Aufbewahrung, Sicherung)
  • Vor- und Nachkalkulation
  • Benutzerverwaltung
  • Oberflächendesign
  • Stammdatenverwaltung
  • Lagerverwaltung
  • Kreditorenverwaltung
  • Beschaffung
  • Personalplanung
  • Menüplanung
  • Nährwertberechnung
  • Handheld
  • Rezeptdatenbank
  • Kennzeichnung von Inhaltsstoffen, Allergene
  • Zutatenlisten
  • Etikettierung
  • Warengruppenverwaltung
  • HACCP
  • Mandantenverwaltung
  • Vertragsmanagement
  • Verkaufsstatistik
  • Abbrechnung/Rechnungsstellung
  • Menüwahl- und Vertriebssystem 

 

Schnittstellen

  • Kaufmännisch (Steuerberater)
  • Reporting
  • Auszeichnungssysteme
  • Importschnittstellen z.B. für Mitarbeiterdaten Mieter
  • Küchensysteme (Fertigung)
  • Küchentechnik
  • Warenwirtschaftssysteme
  • Bezahlsysteme
  • Waagen (manuelle Eingabe vs. Übernahme des Wiege-Ergebnisses)
  • Konferenz- und Eventmanagement
  • Menü- & Speiseplanung
  • Bestell- & Abrechnungssysteme
  • eMail-Systeme
  • Digitale Erweiterungen wie z.B. Digitale Menüboards, Self-Order, Self-Checkout, Table-Service, etc.

 

Servicebedarf

  • Schulung
  • Hotline
  • Vor Ort Service
  • Reaktionszeiten
  • Installation
  • Vorbeugende Wartung
  • Fachliche Betreuung / Anpassung der Einrichtung
  • Versionierung / SW-Wartung
  • Ggf. Anpassungsprogrammierung

 

IT (Hardware und Software)

  • Kombiniert (HW und SW vom Software-Anbieten)
  • Getrennt (SW vom Software-Anbieter / HW vom Hardware-Anbieter)
  • Server-basierendes System (Vor- und Nachteile)
  • Einzelplatz-System (Vor- und Nachteile)
  • Cloud- bzw. Internet-basierendes System (hat Vor- und Nachteile)
  • Auswahl Betriebssystem
  • Upgrade /-date Handling
  • Anforderungen an Drucker (Produktion, Kasse, Backoffice, etc.)
  • Anforderungen an Waagen
  • Anforderungen an eCash- und Bezahlgeräte (NFC, Barcode, Magnetstreifen, etc.)
  • Anforderungen an Kassenhardware (Bildschirmgröße, Bildschirmart, Zusatzhardware wie Kellnerschlüssel, Festplatte, etc.)
  • Notwendige Netzwerkinfrastruktur (logisch, physisch)

 

Preisstruktur

  • Kauf von Software-Lizenzen und Hardware (Wartungskosten der Software nicht vergessen)
  • Leasing oder Miete von Soft- und Hardware als Komplettpaket
  • SaaS Modell der Software und Kauf der Hardware als Kombination
  • Solution-as-a-Service Modell
  • Service als All-In Pauschale
  • Service getrennt nach HelpDesk, On-Site, etc.
  • Servicevertrag vs. Call-by-call
  • Definition und Einkauf notwendiger SLAs
  • Vorbereitung Installation wie z.B. Verkabelung
  • Installation von Hard- und Software
  • Restaurantspezifische Einrichtung / Trainings- und Betreuungsbedarf
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